PERSONAL DATA & INFORMATION REFERENCE FOR OSK FOUNDATION (“the Foundation”)
DATA PERIBADI & INFORMASI RUJUKAN UNTUK YAYASAN OSK (“Yayasan”)

1. COLLECTION OF PERSONAL INFORMATION

This Personal Data & Information Reference is issued to all our beneficiaries, collaboration partners, suppliers and all parties with whom we interact with pursuant to the requirements of the Malaysian Personal Data Protection Act 2010.

In the course of your dealings with OSK Foundation, we may request you to provide us with information about yourself (“Personal Information”) to assist our communication with you or to support the processing of applications for donations, sponsorships, submissions and/ or disbursements that are in connection with the Foundation’s operations and activities.

PENGUMPULAN INFORMASI PERIBADI
Rujukan Data Peribadi & Informasi ini dihantar kepada semua penerima bantuan, rakan kolaborasi, pembekal perkhidmatan dan semua pihak yang berinteraksi dengan kami selaras dengan keperluan Akta Personal Data Protection 2010 Malaysia.

Sewaktu anda berurusan dengan Yayasan, kami akan meminta anda untuk memberikan kami informasi berkenaan anda (“Informasi Peribadi”) untuk membantu kami berkomunikasi dengan anda atau untuk tujuan memproses permohonan bagi dermaan, tajaan, penyerahan maklumat dan/atau pembayaran yang berkait dengan operasi dan aktiviti-aktiviti Yayasan.

2. NATURE OF PERSONAL INFORMATION

Such Personal Information may be subject to applicable data protection, privacy and other similar laws and may include information such as name, identity card number, passport number, address, gender, financial information and other information deemed necessary by the Foundation to fulfil the following objectives (under Clause 3).

SIFAT INFORMASI PERIBADI
Informasi Peribadi tersebut mungkin tertakluk kepada undang-undang perlindungan data, privasi dan undang-undang serupa yang lain yang terpakai dan mungkin merangkumi informasi seperti nama, nombor kad pengenalan, nombor paspot, alamat, jantina, informasi kewangan dan informasi-informasi lain yang dianggap perlu oleh Yayasan untuk memenuhi objektif-objektif seperti yang dinyatakan berikut (sepertimana dibawah Klausa 3).

3. OBJECTIVES OF COLLECTING PERSONAL INFORMATION

The Personal Information you have provided to us will be used or processed by us for, amongst others, the following purposes:
a. our internal record keeping use; and
b. as a way of communication to support the processing of applications for donations, sponsorships, submissions and/ or disbursements that are in connection with the Foundation’s operations and activities.

OBJEKTIF PENGUMPULAN INFORMASI PERIBADI

Informasi Peribadi yang diberikan oleh anda akan digunakan atau diproseskan oleh kami untuk, antara lain, tujuan-tujuan berikut:
a. penyimpanan rekod dalaman kami; dan
b. sebagai cara komunikasi untuk tujuan memproses permohonan bagi dermaan, tajaan, penyerahan maklumat dan/atau pembayaran yang berkait dengan operasi dan aktiviti-aktiviti Yayasan.

4. DISCLOSURE

Disclosure of the Personal Information will be subject to the terms stated in this Policy. You hereby consent and authorise us to provide or disclose your Personal Information to the following categories of parties, whenever deemed necessary, without prior notice:

a. any related companies and subsidiaries of OSK Holdings Berhad and/or its subsidiaries, at present or established in the future;
b. our appointed collaboration partners and third-party service or product providers that provide related services or products in connection with our operations and activities, if related to the application;
c. our auditors, consultants, accountants, lawyers or other financial or professional advisers, if deemed necessary for their review; and
d. government agencies, statutory authorities and industry regulators.

PEMAKLUMAN

Informasi Peribadi yang diberikan kepada kami secara amnya akan dirahsiakan. Anda
dengan ini membenarkan dan memberi kuasa kepada kami untuk memberikan atau mendedahkan Informasi Peribadi anda kepada pihak-pihak yang berikut, seperti mana dianggap perlu tanpa sebarang notis:

a. mana-mana syarikat berkaitan atau anak syarikat kepada OSK Holdings Berhad dan/atau anak syarikatnya, pada masa kini atau yang akan ditubuhkan di masa hadapan;
b. rakan kerjasama yang dilantik oleh kami dan pihak pemberi perkhidmatan atau produk pihak-ketiga bagi tujuan menyediakan perkhidmatan atau produk yang berkait dengan operasi dan aktiviti-aktiviti kami;
c. juruaudit, konsultant, akauntan, peguam kami atau mana-mana penasihat kewangan atau professional, yang dianggap perlu untuk keperluan perniagaan kami; dan
d. agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri.

5. OUTCOMES RESULTING FROM INSUFFICIENT OR INCOMPLETE PERSONAL INFORMATION

The failure to supply such Personal Information:

a. may result in us being unable to reach out to our beneficiaries, collaboration partners, suppliers and all parties with whom we interact with through notices, disbursements, correspondence and activities, where deemed necessary; and/ or
b. may affect the ability of the parties involved to make the decisions to enter into the necessary agreements/ arrangements.

KESAN AKIBAT DARIPADA INFORMASI PERIBADI YANG KEKURANGAN ATAU TIDAK LENGKAP

Kegagalan untuk membekalkan Informasi Peribadi:

a. akan mengakibatkan kami tidak dapat menyampaikan kepada penerima bantuan, rakan kolaborasi, pembekal perkhidmatan dan semua pihak yang berinteraksi dengan kami melalui notis, pembayaran bantuan, surat-menyurat dan aktiviti-aktiviti yang dianggap perlu; dan/ atau
b. akan menyebabkan kebolehan pihak-pihak yang terlibat untuk memasuki perjanjian/ penyusunan.

6. SECURITY MEASURES

We shall process your information with necessary safety measures in place and to the best of our abilities. We endeavour, where deemed necessary, to implement the appropriate administrative and safety measures, systems and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorised or unlawful processing of your Personal Information and the accidental loss or destruction of, or damage to, your Personal Information.

LANGKAH-LANGKAH KESELAMATAN
Kami akan memproses informasi anda dengan langkah-langkah keselamatan, di dalam kebolehan kami yang sebaiknya. Kami berusaha, di mana dianggap perlu, untuk melaksanakan pentadbiran dan langkah-langkah keselamatan, sistem dan prosedur selaras dengan undang-undang dan peraturan-peraturan yang terpakai untuk menghalang pemprosesan Informasi Peribadi anda yang tidak dibenarkan atau tidak sah dan kehilangan atau kemusnahan, atau kerosakan, pada Informasi Peribadi anda.

7. TRANSFER AND SHARING OF INFORMATION

Whenever we deem necessary or appropriate for the purposes of information storage or processing or entering into an agreement and/or arrangement with you, we may transfer your Personal Information to third parties (under Clause 4 – DISCLOSURE) within or outside the country in which we are established, under conditions of confidentiality and similar levels of security measures, without notice.

PEMINDAHAN DAN PERKONGSIAN DATA

Sekiranya kami menganggap perlu atau sesuai untuk tujuan penyimpanan informasi atau pemprosesan atau memasuki sebarang perjanjian dan/ atau penyusunan dengan anda, kami boleh memindahkan Informasi Peribadi anda kepada pihak ketiga (sepertimana dibawah Klausa 4 – PEMAKLUMAN) samada di dalam atau di luar negara di mana kami ditubuhkan, dalam keadaan kerahsiaan dan tahap perlindungan keselamatan dan langkah-langkah keselamatan yang serupa, tanpa notis.

8. YOUR RIGHTS OF ACCESS AND AMENDMENT (BY WRITE-IN REQUEST)

8.1 You have the right to request access to and amendment of your information held by us, and in this respect, you may submit your request to us in writing to perform the aforementioned request.

a. to check if we hold or use your Personal Information and request access to such information;
b. to request that we amend any of your Personal Information that is inaccurate, incomplete or out-of-date;
c. to inform us in future of your objection to the use of your Personal Information for marketing purposes, whereupon we will not use your Personal Information for these purposes (after the notice); and
d. request to withdraw, in full or in part, your consent given previously to us, in each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and within a reasonable time period.

HAK AKSES DAN HAK PEMBETULAN ANDA (MELALUI PERMINTAAN BERTULIS)

8.1 Kamu mempunyai hak untuk meminta akses kepada dan pembetulan informasi anda yang disimpan oleh kami, dan dalam hal ini, anda boleh mengajukan permintaan anda secara bertulis kepada kami untuk melaksanakan permintaan di atas:

a. untuk menyemak jika kami menyimpan atau menggunakan Informasi Peribadi anda dan meminta akses kepada informasi tersebut;
b. untuk meminta kami membetulkan sebarang Informasi Peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau ketinggalan zaman;
c. untuk memaklumkan kepada kami di masa hadapan berkenaan bantahan anda untuk menggunakan Informasi Peribadi anda untuk tujuan pemasaran, di mana kami tidak akan menggunakan Informasi Peribadi anda untuk tujuan tersebut (selepas notis); dan
d. meminta untuk menarik balik, dengan sepenuhnya atau sebahagiannya, kebenaran yang diberikan oleh anda sebelum ini kepada kami, dalam setiap keadaan tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang yang terpakai, syarat-syarat kontrak, dan tempoh masa yang munasabah.

The department to whom written requests can be made for access to Personal Information or correction and/or deletion of Personal Information or for information regarding policies and procedures and types of Personal Information handled by us is:

OSK Foundation (Corporate Communications Unit)
Contact No. : (603) 2177 1999
Fax No. : (603) 2166 6331
Email Address : pdpa@oskgroup.com
Address : Level 21, Plaza OSK, Jalan Ampang, 50450 Kuala Lumpur

Jabatan di mana permintaan bertulis boleh dibuat untuk mendapatkan akses kepada Informasi Peribadi atau pembetulan dan/atau pemadaman Informasi Peribadi atau untuk informasi berkenaan polisi dan prosedur dan jenis Informasi Peribadi yang dikendalikan oleh kami ialah:

Yayasan OSK (Unit Komunikasi Korporat)
No. Telefon : (603) 2177 1999
No. Faks : (603) 2166 6331
Alamat E-mel : pdpa@oskgroup.com
Alamat : Level 21, Plaza OSK, Jalan Ampang, 50450 Kuala Lumpur